Verkannte und unterschätzte Potenziale in der Stammdatenqualität

In einer global funktionierenden Geschäftswelt agieren die Unternehmungen in einem Spannungsfeld von Margendruck, Kundenzufriedenheit sowie Schnelligkeit und Qualitätsanspruch.

Verlässliche Informationen, eine hohe Prozesseffizienz wie auch -sicherheit gehören zu den wichtigen Erfolgsfaktoren, welche für den Unternehmenserfolg verantwortlich zeichnen.

Daher gehört eine hohe Stammdatenqualität heute zu den Grundlagen effektiven und effizienten unternehmerischen Handelns.

Stammdaten im ERP-System
Oftmals sind sich die Unternehmungen der Wichtigkeit und Bedeutung einer hohen Stammdatenqualität nicht bewusst. Diesen Umstand stellen wir auch immer wieder in der Praxis fest, wenn wir unsere Kunden bei der Umsetzung von ERP-Projekten begleiten.

Nicht selten kommt es vor, dass die Erfassung, Pflege wie auch Bereinigung von Stammdaten als mühsam und nicht wertschöpfend betrachtet wird. Entsprechend diesem Umstand betraut man in der Folge dann auch Personen im Unternehmen mit dieser Aufgabe, welche die Tragweite einer mangelnden Stammdatenqualität nur bedingt abschätzen können. Oftmals fehlen zudem etablierte und bewährte Pflegeprozesse, also ein eigentliches Stammdatenmanagement. Stammdatendoubletten, fehlende Konsistenz, ungenügende Aktualität oder Vollständigkeit sind die Folge davon.

Gerade in ERP-Systemen bilden die Stammdaten die unabdingbare Voraussetzung dafür, dass Geschäftsprozesse korrekt und effizient abgewickelt werden können. Sie sind quasi das Kernstück des Geschäftsprozesses. Der systemische Ansatz hilft nun dem Benutzer, seine ihm zugeteilten Abläufe in den vordefinierten Strukturen und mit einem möglichst geringen Zeiteinsatz durchzuführen. Idealerweise ist der Geschäftsprozess auch mit vor- und nachfolgenden Arbeitsschritten abgestimmt und harmonisiert.

Praktisches Beispiel

Schauen wir uns einmal einen klassischen Vertriebsprozess in einem ERP-System an.

In einem Vertriebsprozess spielen Stammdaten aus drei Ebenen zusammen: Kunden-, Artikelstammdaten sowie die im System hinterlegten Preise und Konditionen. Während die Kunden- und Artikelstammdaten wichtige Objekte für die spätere Analyse von Kennzahlen darstellen, bilden Preise und Konditionen die Basis für den dem Kunden fakturierten Betrag. Angenommen die verwendeten Preislistenkonditionen sind nicht aktuell oder ungenügend gepflegt, wird dem Kunden ein falscher Betrag in Rechnung gestellt. Neben der Gefahr, den Kunden zu verärgern, führt die Korrektur zu einem zusätzlichen Aufwand und Zeitverlust. Im schlimmsten Fall droht sogar ein Verdienstausfall, wenn nämlich dem Kunden zu wenig in Rechnung gestellt wurde.

Auch fehlerhafte Artikel- und Kundenstammdaten können zu lästigen und zeitfressenden Gutschriften und Korrekturen führen, doch viel schlimmer sind da falsche Schlüsselungen und Zuordnungen in den Stammdaten. Nebst dem Gedanken, dass z.B. fehlerhafte CRM-Daten zum Kunden auch zu fehlerhaften Marketing-Aktivitäten führen, können mangelhafte Kunden- oder Artikelmerkmale im Controlling falsch berechnete Analyse wie Deckungsbeitragsrechnungen zur Folge haben. Selbst wenn die Stammdaten in der Folge bereinigt bzw. korrigiert werden, dauert es mindestens noch zwei Jahre, bis das Management wieder über aussagekräftige Kennzahlen-Vergleiche verfügen kann.

Diese Auswertungen und Analysen stellen eine wichtige Grundlage für unternehmerische Entscheide und Handlungen dar. Eigentlich darf es da keine Kompromisse geben. Nur wer seine Kunden und Werteflüsse im Detail kennt, kann erfolgreich agieren! Ein erstes Indiz, wie wichtig die Stammdaten für den nachhaltigen Geschäftserfolg sind.

Vorbereitung auf die Digitalisierung

Studien belegen, dass vor allem in der Fertigungsindustrie und im Handel eine Reihe von Vorbereitungsarbeiten zu erfüllen sind, um mit Erfolg die digitale Transformation bewältigen zu können. Hierzu gehört neben der Modernisierung der bestehenden IT-Systeme zur Integration digitaler Lösungen auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie die Entwicklung daten-basierter Geschäftsmodelle. Stammdaten spielen auch hier eine zentrale Rolle. Während viele Ressourcen in Form von Zeit und Geld in den Ausbau der IT-Infrastrukturen und in neue Geschäftsmodelle investiert werden, geniesst ein wirksames Stammdatenmanagement immer noch ein Mauerblümchen-Dasein.

Ohne eine ausreichende Stammdatenqualität (vollständig, aktuell, konsistent) brauchen digitale Geschäftsmodelle gar nicht erst entwickelt zu werden. So nutzt es einem Unternehmen nichts, zwar über vollständige jedoch veraltete Kundendatensätze zu verfügen. So würde z.B. eine junge Familie anstelle von Informationen für einen geräumigen Kombi eher ein Angebot für einen Sportwagen erhalten. Die Wirksamkeit von Marketing-Aktivitäten verpufft so ohne Nutzen.

Stammdaten werden global
Collaborative B2B oder B2C-Szenarien werden seit über 10 Jahren von den Unternehmungen vorangetrieben. Wir gehen davon aus, dass der Austausch von Daten, insbesondere Stammdaten, zwischen Geschäftspartnern in naher Zukunft weiter rasant zunehmen wird. Weltweit könnten Unternehmungen – sei es als Lieferant oder als Kunde – entlang der gesamten Wertschöpfungskette über identische und redundanzfreie Stammdaten verfügen. Oder stellen Sie sich vor, ab morgen würde Ihnen Ihr bevorzugter Weinhändler die Artikelstammdaten Ihrer Lieblingstropfen zur Verfügung stellen. Sie könnten Ihren privaten Weinkeller so in einer ganz anderen Form selber verwalten. Für den Weinhändler eröffnet sich die Chance, Kundenbindung in einem völlig neuen Licht zu sehen. Voraussetzung hierfür ist auch wieder eine hervorragende Qualität der Stammdaten.

Fazit und Lösungsansatz

Es scheint, dass die hohen Investitionen in Technologie zwar notwendig waren, viele Unternehmen es aber versäumt haben, ihre Strukturen und Prozesse so zu verändern, dass eine sinnvolle Verwaltung der Stammdaten gewährleistet werden kann. Ohne eine hervorragende Stammdatenqualität steht die gesamte digitale Transformation mitsamt Industrie 4.0, Logistik 4.0, Internet of Things und anderen digitalen Geschäftsmodellen auf wackeligen Beinen.

Wichtig ist, dass die Unternehmen den Optimierungsbedarf zur Verwaltung der Stammdaten erkennen und das Stammdatenmanagement systematisch in eine Aufbau- und Ablauforganisation einbinden. Auch eine Zentralisierung des Stammdatenmanagements innerhalb des Unternehmens, mit klar geregelten Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung, ermöglichen eine solide, korrekte und aktuelle Datenbasis.

Eine hervorragende Stammdatenqualität stellt – nicht nur – im Hinblick auf die digitale Transformation einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil und strategischen Erfolgsfaktor für ein Unternehmen dar.